Sin embargo, si no se implementa correctamente, también puede generar errores que afecten seriamente tu operación. Aquí te contamos los fallos más frecuentes y cómo evitarlos.
Cuando iniciamos un negocio, solemos anticipar muchos de los retos que vendrán con el crecimiento: abrir nuevas sucursales, contratar personal, gestionar recursos o afinar la logística. Pero hay un elemento que con frecuencia se subestima: el control del inventario.
En las primeras etapas, puede parecer sencillo llevar un registro manual o con hojas de cálculo. Pero a medida que aumentan los productos, puntos de venta o almacenes, el manejo del inventario se vuelve mucho más complejo y delicado.
Un sistema mal implementado puede traducirse en pérdidas económicas, errores en el surtido de pedidos, productos caducos o estancados, y decisiones estratégicas mal fundamentadas. La buena noticia es que la digitalización, si se hace correctamente, te permite escalar sin perder el control.
Una herramienta, por sofisticada que sea, no será efectiva si las personas no saben cómo utilizarla. Tus colaboradores son quienes hacen funcionar cada sistema, desde el escaneo de productos hasta el registro y análisis de información.
Si no están debidamente capacitados:
¿Qué hacer?
Invierte en capacitaciones prácticas. Asegúrate de que todo el equipo comprenda el sistema, sepa resolver errores comunes y tenga acceso a manuales o soporte técnico.
Uno de los errores más frecuentes ocurre justo antes de implementar la herramienta: trasladar datos antiguos sin revisar su calidad.
Esto puede provocar:
¿Qué hacer?
Haz una auditoría previa. Revisa qué productos están activos, cuáles deben eliminarse, qué información falta o está desactualizada, y estructura los datos con un formato claro antes de importarlos.
Además, aprovecha este paso para realizar una limpieza física del inventario: descartar lo obsoleto, ordenar el almacén y reetiquetar si es necesario.
Uno de los grandes beneficios de digitalizar es que puedes incluir información detallada. Sin embargo, muchas empresas registran lo mínimo necesario, y con ello pierden ventajas o incluso incumplen con normativas.
Información como:
¿Qué hacer?
Verifica si tu sector requiere información específica (alimenticio, farmacéutico, electrónico, etc.). Además, cuanto más detallado sea tu inventario, más fácilmente podrás rastrear y actuar ante cualquier inconveniente.
Digitalizar no significa que el sistema se mantenga solo. Si no hay una rutina clara para actualizar información (entradas, salidas, devoluciones, ajustes), el sistema perderá confiabilidad muy rápido.
Esto puede generar:
¿Qué hacer?
Define una política de actualización: diaria, semanal o mensual, según el tipo de productos. Automatiza lo que se pueda (por ejemplo, escaneos de entrada/salida) y asigna responsables claros por área.
Uno de los mayores errores es usar el sistema solo como una “bodega digital”. Cuando el inventario ya está digitalizado, puedes acceder a datos estratégicos para tomar decisiones inteligentes.
Si no los analizas, estarás dejando sobre la mesa oportunidades como:
¿Qué hacer?
Utiliza los reportes que ofrece tu sistema de inventario. Acompáñalos con indicadores clave como rotación de productos, niveles mínimos/máximos, y ventas por categoría. Esto convertirá tu inventario en una fuente de inteligencia operativa.
Pero como cualquier herramienta, debe usarse con conocimiento y método. Evitar estos errores desde el principio te ahorrará tiempo, dinero y dolores de cabeza. Y lo mejor: te dará una base sólida para que tu negocio siga creciendo con seguridad y eficiencia.
Este libro narra el ascenso de Amazon y cómo Jeff Bezos transformó una pequeña librería en línea en un gigante de la logística y la innovación digital. Es una lectura inspiradora para entender la importancia de los datos, la eficiencia operativa y la visión a largo plazo, especialmente útil si estás digitalizando procesos como la gestión de inventarios. Ideal para emprendedores que buscan escalar con tecnología.
